Polityka prywatności

POLITYKA PRYWATNOŚCI SERWISU INTERNETOWEGO

MINDSAHEAD.PL

obowiązuje od dnia: 14.05.2026r.

1. Postanowienia ogólne

  1. Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych użytkowników serwisu internetowego dostępnego pod adresem mindsahead.pl, w szczególności podstron dotyczących programu Minds Ahead Poland, w tym Akademii Empatii, webinarów, warsztatów, grup wsparcia, konkursów, wyjazdów rozwojowych, działań wolontariackich, bloga, formularzy kontaktowych, zapisów oraz innych funkcjonalności dostępnych w Serwisie. 
  2. Administratorem danych osobowych jest Serdeczna Fundacja Hearty z siedzibą przy ul. Zabłocie 20/210, 30-701 Kraków, KRS: 0000739904, NIP: 6821777572, adres e-mail: info@serdeczna.org, telefon: +48 728 327 057. 
  3. Program Minds Ahead Poland jest organizowany przez Serdeczną Fundację Hearty, przy wsparciu Z Zurich Foundation. Informacja ta nie oznacza automatycznie, że Z Zurich Foundation jest administratorem danych użytkowników Serwisu, chyba że przy konkretnym formularzu, wydarzeniu, rekrutacji lub działaniu wskazano inaczej. 
  4. Kontakt w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych możliwy jest:
    • mailowo: info@serdeczna.org, 
    • pisemnie: Serdeczna Fundacja Hearty, ul. Zabłocie 20/210, 30-701 Kraków, 
    • telefonicznie: +48 728 327 057. 
  5. Jeżeli Fundacja powoła Inspektora Ochrony Danych, jego dane kontaktowe zostaną wskazane w Serwisie lub w niniejszej Polityce. 

2. Podstawy prawne

Dane osobowe przetwarzamy zgodnie z:

  1. Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, czyli RODO; 
  2. ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych; 
  3. ustawą z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną; 
  4. ustawą z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej; 
  5. innymi właściwymi przepisami prawa. 

3. Kategorie osób, których dane przetwarzamy

Możemy przetwarzać dane:

  1. użytkowników Serwisu; 
  2. osób kontaktujących się z Fundacją; 
  3. uczestników programów, warsztatów, webinarów, grup wsparcia, konkursów, wyjazdów i wydarzeń; 
  4. kandydatów do udziału w programach; 
  5. rodziców, opiekunów prawnych i nauczycieli; 
  6. osób małoletnich, wyłącznie w zakresie niezbędnym i zgodnym z prawem; 
  7. studentów, wolontariuszy, mentorów, edukatorów i specjalistów; 
  8. darczyńców, partnerów, kontrahentów i przedstawicieli instytucji; 
  9. subskrybentów newslettera; 
  10. osób obserwujących profile Fundacji w mediach społecznościowych. 

4. Zakres przetwarzanych danych

W zależności od celu możemy przetwarzać:

  1. dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, nazwa szkoły, uczelni, organizacji lub instytucji; 
  2. dane kontaktowe: adres e-mail, numer telefonu, adres korespondencyjny; 
  3. dane rekrutacyjne i zgłoszeniowe: wiek, klasa, kierunek studiów, status ucznia/studenta, doświadczenie, motywacja udziału, odpowiedzi w formularzu; 
  4. dane rodziców lub opiekunów: imię, nazwisko, kontakt, zgoda na udział osoby małoletniej; 
  5. dane dotyczące udziału w programie: obecność, aktywność, wybrane moduły, historia zgłoszeń, udział w warsztatach, webinarach, wyjazdach, konkursach lub grupach wsparcia; 
  6. dane dotyczące zdrowia lub dobrostanu psychicznego, jeżeli zostaną dobrowolnie podane w formularzu, rozmowie, ankiecie, zgłoszeniu do grupy wsparcia lub w związku z udziałem w programie; 
  7. dane wizerunkowe: zdjęcia, nagrania audio-wideo, wypowiedzi, relacje z wydarzeń — wyłącznie na właściwej podstawie prawnej, najczęściej za zgodą; 
  8. dane techniczne: adres IP, identyfikator urządzenia, identyfikator przeglądarki, dane o systemie operacyjnym, logi serwera, dane cookies; 
  9. dane analityczne i marketingowe: sposób korzystania ze strony, źródło wejścia, kliknięcia, odwiedzone podstrony, preferencje komunikacyjne; 
  10. dane płatnicze lub darowiznowe, jeżeli Serwis umożliwia przekazywanie darowizn, zakup materiałów, zapis na odpłatne wydarzenia lub obsługę koszyka; 
  11. inne dane dobrowolnie przekazane w treści wiadomości, formularza, zgłoszenia, ankiety lub rozmowy. 

5. Cele i podstawy przetwarzania danych

Dane osobowe przetwarzamy w następujących celach:

5.1. Kontakt i obsługa zapytań

Przetwarzamy dane w celu odpowiedzi na wiadomości przesłane przez formularz, e-mail, telefon lub media społecznościowe.

Podstawa prawna:

  • art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora; 
  • art. 6 ust. 1 lit. b RODO — jeżeli kontakt dotyczy zawarcia lub wykonania umowy. 

5.2. Rekrutacja i udział w programach

Przetwarzamy dane w celu przyjęcia zgłoszenia, oceny możliwości udziału, organizacji warsztatów, webinarów, Akademii Empatii, grup wsparcia, konkursów, wyjazdów, wolontariatu i innych działań.

Podstawa prawna:

  • art. 6 ust. 1 lit. b RODO — działania przed zawarciem umowy lub wykonanie umowy; 
  • art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes Fundacji w organizacji działań statutowych; 
  • art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda, gdy jest wymagana. 

5.3. Dane szczególnej kategorii

Jeżeli w związku z udziałem w działaniach dotyczących zdrowia psychicznego, dobrostanu, emocji, wsparcia psychologicznego lub grup wsparcia przekażesz dane dotyczące zdrowia, kondycji psychicznej, sytuacji rodzinnej lub trudności osobistych, będą one przetwarzane ze szczególną ostrożnością.

Podstawa prawna:

  • art. 9 ust. 2 lit. a RODO — wyraźna zgoda osoby, której dane dotyczą; 
  • art. 9 ust. 2 lit. h RODO — gdy przetwarzanie jest niezbędne do zapewnienia wsparcia specjalistycznego przez osoby uprawnione; 
  • art. 9 ust. 2 lit. f RODO — gdy dane są potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. 

Nie należy przekazywać danych szczególnej kategorii, jeżeli nie jest to konieczne dla konkretnego zgłoszenia lub udziału w programie.

5.4. Udział osób małoletnich

W przypadku osób małoletnich dane mogą być przetwarzane w celu organizacji udziału w programie, kontaktu z rodzicem lub opiekunem, zapewnienia bezpieczeństwa oraz realizacji obowiązków prawnych.

Wymagana może być zgoda rodzica lub opiekuna prawnego, w szczególności przy:

  • udziale w wydarzeniu; 
  • wyjeździe; 
  • publikacji wizerunku; 
  • udziale w grupie wsparcia; 
  • przetwarzaniu danych szczególnej kategorii. 

5.5. Newsletter i komunikacja marketingowa

Jeżeli zapiszesz się do newslettera lub wyrazisz zgodę na otrzymywanie informacji o działaniach Fundacji, będziemy przetwarzać Twój adres e-mail, imię oraz dane dotyczące zapisu i aktywności w komunikacji.

Podstawa prawna:

  • art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda; 
  • art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes w prowadzeniu komunikacji z osobami zainteresowanymi działalnością Fundacji; 
  • przepisy dotyczące komunikacji elektronicznej. 

Z newslettera można zrezygnować w każdym czasie.

5.6. Organizacja wydarzeń online i stacjonarnych

Dane mogą być przetwarzane w celu zapisów, potwierdzeń, przypomnień, obsługi obecności, udostępniania materiałów, wystawienia zaświadczeń lub kontaktu po wydarzeniu.

5.7. Konkursy, projekty artystyczne i działania społeczne

Dane uczestników konkursów i projektów mogą być przetwarzane w celu:

  • przyjęcia zgłoszenia; 
  • oceny pracy; 
  • kontaktu z uczestnikiem; 
  • ogłoszenia wyników; 
  • przekazania nagrody; 
  • publikacji pracy lub informacji o laureatach — jeżeli regulamin lub zgoda to przewiduje. 

5.8. Wolontariat

Dane kandydatów i wolontariuszy mogą być przetwarzane w celu rekrutacji, zawarcia porozumienia wolontariackiego, organizacji działań, komunikacji, rozliczeń, ubezpieczenia i zapewnienia bezpieczeństwa.

5.9. Darowizny, płatności i obsługa koszyka

Jeżeli Serwis umożliwia dokonanie darowizny, zakupu, zapisu odpłatnego lub skorzystania z koszyka, możemy przetwarzać dane niezbędne do:

  • obsługi płatności; 
  • potwierdzenia transakcji; 
  • prowadzenia księgowości; 
  • realizacji obowiązków podatkowych; 
  • obsługi reklamacji lub zwrotów. 

Podstawa prawna:

  • art. 6 ust. 1 lit. b RODO; 
  • art. 6 ust. 1 lit. c RODO; 
  • art. 6 ust. 1 lit. f RODO. 

5.10. Analityka, statystyka i rozwój Serwisu

Przetwarzamy dane techniczne i statystyczne w celu:

  • zapewnienia bezpieczeństwa Serwisu; 
  • wykrywania błędów; 
  • analizy ruchu; 
  • poprawy treści i funkcjonalności; 
  • dostosowania Serwisu do potrzeb użytkowników. 

Podstawa prawna:

  • art. 6 ust. 1 lit. f RODO; 
  • zgoda — gdy wymagają tego przepisy dotyczące cookies lub podobnych technologii. 

5.11. Dochodzenie i obrona roszczeń

Dane mogą być przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Podstawa prawna:

  • art. 6 ust. 1 lit. f RODO. 

6. Odbiorcy danych

Twoje dane osobowe będą przekazywane wyłącznie tym podmiotom przetwarzającym, z którymi współpracujemy w oparciu o zawartą umowę lub inny instrument prawny, a także innym podmiotom powiązanym z Fundacją w oparciu o prawnie uzasadniony interes Fundacji

7. Narzędzia zewnętrzne

W Serwisie mogą być wykorzystywane w szczególności:

  1. narzędzia marketingowe, np. Meta/Facebook, LinkedIn
  2. narzędzia formularzy, ankiet i zapisów, np. Google Forms, lub inne podobne; 
  3. wtyczki społecznościowe Facebooka, LinkedIna lub innych platform. 

Dostawcy tych narzędzi mogą działać jako podmioty przetwarzające, niezależni administratorzy albo współadministratorzy danych — w zależności od konkretnej usługi.

8. Media społecznościowe

Fundacja może prowadzić profile w mediach społecznościowych, w szczególności na Facebooku i LinkedIn.Jeżeli odwiedzasz te profile, reagujesz na treści, komentujesz, wysyłasz wiadomości lub korzystasz z przycisków społecznościowych, Twoje dane mogą być przetwarzane zarówno przez Fundację, jak i przez operatora danej platformy. Fundacja nie ma pełnego
wpływu na zakres danych przetwarzanych przez platformy społecznościowe. Szczegółowe informacje znajdują się w politykach prywatności tych platform.

9. Pliki cookies

Serwis korzysta z plików cookies oraz podobnych technologii w celu zapewnienia prawidłowego działania strony, utrzymania bezpieczeństwa, analizy ruchu, dostosowywania funkcjonalności i treści do preferencji użytkownika oraz prowadzenia działań analitycznych, marketingowych i społecznościowych, przy czym cookies inne niż niezbędne wykorzystywane są wyłącznie po uzyskaniu zgody użytkownika, którą można w każdej chwili wycofać lub zmienić za pomocą ustawień przeglądarki lub panelu zgód dostępnego w Serwisie.

10. Logi serwera

Podczas korzystania z Serwisu automatycznie zapisywane mogą być:

  1. adres IP; 
  2. data i godzina połączenia; 
  3. typ przeglądarki; 
  4. system operacyjny; 
  5. adres URL odwiedzanej strony; 
  6. informacje o błędach; 
  7. dane dotyczące bezpieczeństwa połączenia. 

Logi służą administrowaniu Serwisem, zapewnieniu bezpieczeństwa i analizie technicznej.

11. Okres przechowywania danych

Dane osobowe przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celu, w jakim zostały zebrane, w tym przez czas obsługi zapytań, realizacji programów, rekrutacji, świadczenia usług, prowadzenia newslettera, rozliczeń księgowych i podatkowych, ochrony przed roszczeniami, zapewnienia bezpieczeństwa Serwisu oraz przez okres wymagany przepisami prawa lub do czasu wycofania zgody, wniesienia skutecznego sprzeciwu albo przedawnienia ewentualnych roszczeń.

12. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania oraz wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

13. Skarga do organu nadzorczego

Jeżeli uznasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem, możesz złożyć skargę do:

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych
ul. Stawki 2
00-193 Warszawa

14. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, ale w niektórych przypadkach konieczne do:

  1. otrzymania odpowiedzi; 
  2. udziału w programie; 
  3. zapisania się na wydarzenie; 
  4. otrzymania newslettera; 
  5. udziału w konkursie; 
  6. zawarcia umowy; 
  7. dokonania płatności lub darowizny. 

Niepodanie danych może uniemożliwić realizację danej usługi lub udział w działaniu.

Dane mogą być wykorzystywane do podstawowego profilowania marketingowego lub analitycznego, np. dopasowania treści, mierzenia skuteczności kampanii albo przypomnienia o wydarzeniu.

Nie podejmujemy wobec użytkowników decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotnie wpływających na użytkownika wyłącznie w sposób zautomatyzowany.

16. Przekazywanie danych poza EOG

Niektóre narzędzia zewnętrzne mogą powodować przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy.

W takim przypadku stosujemy mechanizmy wymagane przez RODO, w szczególności:

  1. decyzje Komisji Europejskiej stwierdzające odpowiedni stopień ochrony; 
  2. standardowe klauzule umowne; 
  3. dodatkowe środki bezpieczeństwa; 
  4. ograniczenie zakresu przekazywanych danych. 

17. Bezpieczeństwo danych

Administrator dokłada należytej staranności w celu zapewnienia bezpieczeństwa danych osobowych oraz stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, ujawnieniem lub nieuprawnioną modyfikacją.

18. Wizerunek

Zdjęcia, nagrania i wypowiedzi uczestników mogą być przetwarzane wyłącznie wtedy, gdy istnieje do tego podstawa prawna, w szczególności:

  1. zgoda osoby pełnoletniej; 
  2. zgoda rodzica lub opiekuna prawnego osoby małoletniej; 
  3. uzasadniony interes Fundacji w dokumentowaniu wydarzeń, o ile nie narusza praw i wolności uczestników. 

Wizerunek osób małoletnich oraz uczestników działań dotyczących zdrowia psychicznego traktujemy ze szczególną ostrożnością.

19. Dane osób małoletnich

  1. Dane osób małoletnich przetwarzamy wyłącznie w zakresie niezbędnym. 
  2. Wymagamy udziału rodzica lub opiekuna prawnego, gdy wymagają tego przepisy, charakter działania lub bezpieczeństwo dziecka. 
  3. Nie publikujemy danych szczególnie wrażliwych dzieci bez wyraźnej podstawy prawnej. 
  4. Formularze dla osób małoletnich powinny zawierać informację o wymaganej zgodzie rodzica lub opiekuna. 

20. Zmiany Polityki

Fundacja może aktualizować Politykę prywatności, w szczególności w przypadku:

  1. zmiany przepisów; 
  2. zmiany funkcji Serwisu; 
  3. wdrożenia nowych narzędzi; 
  4. zmiany sposobów przetwarzania danych; 
  5. zmiany danych kontaktowych. 

Aktualna wersja Polityki będzie publikowana w Serwisie.

21. Kontakt

W sprawach dotyczących prywatności i danych osobowych prosimy o kontakt:

Serdeczna Fundacja Hearty
ul. Zabłocie 20/210
30-701 Kraków
E-mail: info@serdeczna.org
Telefon: +48 728 327 057